Prozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung
Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe über Ihre Systeme hinweg und setzen KI dort ein, wo Dokumente, E-Mails oder Anfragen verstanden werden müssen. Mit Freigabeschritten, Protokoll und messbarem Ergebnis.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung bedeutet, dass Software wiederkehrende Arbeitsschritte übernimmt, die bisher manuell erledigt wurden: Daten von einem System ins andere übertragen, Freigaben einholen, Dokumente ablegen, Kunden benachrichtigen. Ein Workflow verbindet diese Schritte zu einem durchgängigen Ablauf.
Klassische Automatisierung stößt an Grenzen, sobald Informationen unstrukturiert vorliegen, etwa in einer E-Mail, einem PDF oder einer freien Kundenanfrage. Genau hier setzt intelligente Prozessautomatisierung an: KI liest und versteht diese Inhalte und entscheidet, welcher nächste Schritt passt.
Intelligente Prozessautomatisierung mit KI
KI erweitert die Automatisierung um drei Fähigkeiten. Sie kann Dokumente auslesen und die richtigen Felder erkennen, auch bei wechselnden Layouts. Sie kann Anfragen einordnen und an die zuständige Stelle weiterleiten. Und sie kann Entwürfe erstellen, etwa Antworten an Kunden, die ein Mitarbeiter vor dem Versand prüft. So lassen sich auch Prozesse automatisieren, die bisher als zu komplex galten.
Typische Prozesse
- Rechnungseingang: Rechnungen auslesen, prüfen, im ERP buchen.
- Angebotsanfragen: Anfragen erfassen, Daten ergänzen, Angebot vorbereiten.
- Kundenservice: Tickets klassifizieren, Standardfälle beantworten, den Rest weiterleiten.
- Onboarding: Konten anlegen, Dokumente einholen, Termine planen.
- Reporting: Daten aus mehreren Quellen zusammenführen und Berichte verteilen.
Unser Vorgehen
Wir beginnen mit der Aufnahme des Ist-Prozesses und messen Durchlaufzeit, Aufwand und Fehlerquote. Dann wählen wir den Abschnitt mit dem größten Nutzen, bauen einen ersten Workflow und testen ihn mit echten Fällen. Erst wenn die Kennzahlen stimmen, erweitern wir auf den gesamten Prozess. Jeder Workflow enthält Freigabeschritte für kritische Entscheidungen und ein Protokoll, das zeigt, was wann warum passiert ist.
Werkzeuge
Je nach Anforderung arbeiten wir mit n8n, Make oder Microsoft Power Automate oder entwickeln eine individuelle Lösung. Standardwerkzeuge sind schnell eingerichtet. Eine eigene Lösung lohnt sich bei hohem Volumen, strengen Datenschutzanforderungen oder komplexen Integrationen in ERP und Fachsysteme.
Prozessautomatisierung für KMU
Auch kleine und mittlere Unternehmen profitieren, oft sogar schneller, weil die Prozesse überschaubar sind. Ein automatisierter Rechnungseingang oder eine vorsortierte Service-Mailbox spart schnell mehrere Stunden pro Woche. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess zum Festpreis.
Häufige Fragen
Was ist Prozessautomatisierung?
Die Übertragung wiederkehrender Arbeitsschritte an Software, sodass Abläufe über mehrere Systeme hinweg ohne manuelles Kopieren und Nachfassen laufen.
Was bringt KI zusätzlich?
KI kann Dokumente lesen, Anfragen einordnen und Entwürfe erstellen. Damit lassen sich auch Prozesse automatisieren, die bisher an unstrukturierten Informationen scheiterten.
Funktioniert das mit unseren bestehenden Tools?
Ja. Wir verbinden ERP, CRM, E-Mail, DMS und interne Tools über Schnittstellen.
Behalten wir die Kontrolle?
Ja. Freigabeschritte und ein vollständiges Protokoll sind fester Bestandteil jedes Workflows.
Welcher Prozess kostet Sie jede Woche Stunden?
Beschreiben Sie uns den Ablauf. Wir zeigen, welcher Abschnitt sich zuerst automatisieren lässt und woran Sie den Erfolg messen.